Cómo evitar quedarte sin existencias en tu tienda de abarrotes
En una tienda de abarrotes el surtido depende de las rutas: el repartidor de refrescos, el de pan, el de botanas, cada uno con su día. Si el pedido se hace a ojo, las existencias se acaban justo antes de que vuelva la ruta. Así puedes calcular cuánto necesitas.
Por qué se acaban los productos que más se venden
Un quiebre de stock casi nunca es mala suerte. Suele pasar porque el pedido se hace "a ojo", el día que pasa el preventista, mirando la estantería y no la venta real. Los productos que rotan rápido se ven llenos el lunes y vacíos el jueves, y el proveedor vuelve recién la semana siguiente.
Otras causas frecuentes: el stock anotado no coincide con lo que hay en bodega, nadie sabe cuántos días demora cada proveedor en entregar y no existe un número mínimo que dispare la alarma. Cuando el cliente no encuentra lo que busca, no solo se pierde esa venta: muchas veces se lleva toda la compra a otro negocio.
Cómo medirlo con una fórmula simple
Para cada producto importante necesitas dos datos: cuánto vendes por día en promedio y cuántos días tarda en llegar el pedido. Con eso calculas el stock mínimo, el punto en el que debes pedir.
Stock mínimo = venta diaria promedio × días de reposición + stock de seguridad. El stock de seguridad es la venta diaria multiplicada por unos días de colchón, por si el proveedor se atrasa o hay un día de venta alta.
| Dato | Valor |
|---|---|
| Venta diaria promedio | 12 unidades |
| Días de reposición del proveedor | 4 días |
| Días de colchón | 2 días (24 unidades) |
| Stock mínimo | 12 × 4 + 24 = 72 unidades |
Ejemplo con las rutas de una tienda de abarrotes
Una tienda vende en promedio 18 refrescos de 600 ml al día. El refresco cuesta $14 y se vende a $19. La ruta pasa cada 3 días y entrega en la misma visita, así que el tiempo de reposición es de 3 días. Con 1 día de colchón, las existencias mínimas son 18 × 3 + 18 = 72 piezas.
Si cuando llega el repartidor tienes 30 piezas, conviene pedir lo que falta para cubrir hasta la próxima visita más el colchón. Si te quedas corto un día de calor, pierdes unos $90 de ganancia por cada día sin producto, y el cliente se va a la tienda de la esquina o a la de conveniencia.
En México muchas tiendas reciben al preventista y al repartidor en días distintos, y algunos productos (botanas, pan de caja) los surte directamente la marca. Anota el día de cada proveedor y revisa las existencias de sus productos el día anterior. En MercadOSX puedes registrar las visitas de preventistas y usar la recomendación de compra, basada en el pronóstico de venta, para hacer el pedido en minutos.
Método paso a paso
No hace falta hacerlo con todo el surtido el primer día. Empieza por los productos que más venden y que más te duele no tener.
- Elige los 30 a 50 productos que más vendes (bebidas, lácteos, pan, abarrotes básicos, cigarrillos si aplica).
- Calcula la venta diaria promedio de las últimas cuatro semanas para cada uno.
- Anota cuántos días demora cada proveedor entre el pedido y la entrega.
- Define el stock mínimo con la fórmula y márcalo en la estantería o en tu planilla.
- Antes de cada visita del preventista, revisa qué productos están bajo su mínimo y pide primero esos.
- Una vez al mes, ajusta los mínimos: la venta cambia con la temporada.
Cómo hacerlo sin software
Con una planilla y disciplina se puede. Registra entradas y salidas por producto, cuenta físicamente los productos críticos una vez por semana y compara con tu mínimo. Una etiqueta de color en la estantería ("pedir cuando quede esta fila") también funciona para productos muy visibles.
El límite aparece cuando el surtido crece: calcular la venta diaria de cientos de productos a mano toma horas y el dato queda desactualizado en pocos días.
Cómo lo automatiza MercadOSX
Cada venta del punto de venta descuenta del libro de movimientos de inventario, así el stock se mantiene al día sin anotar nada. Defines un stock mínimo por producto y MercadOSX te avisa cuando un producto va a quebrar, no cuando ya se acabó.
En Compras verás recomendaciones de pedido basadas en el pronóstico de venta, que puedes revisar y convertir en una orden de compra o usar durante la visita del preventista. El indicador de confianza del inventario te dice qué productos conviene contar porque su stock registrado podría no ser real.
Checklist rápido
- Tengo identificados mis 30 a 50 productos que no pueden faltar.
- Sé cuántos días tarda cada proveedor en entregar.
- Cada producto crítico tiene un stock mínimo definido.
- Reviso los productos bajo mínimo antes de cada pedido.
- Cuento físicamente los productos críticos al menos una vez por semana.
- Ajusto los mínimos cuando cambia la temporada.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto stock de seguridad debo tener?
Depende de qué tan confiable es tu proveedor. Si casi siempre llega a tiempo, uno o dos días de venta bastan. Si se atrasa seguido o la venta varía mucho, usa tres o cuatro días para los productos críticos.
¿Tener más stock no evita el problema?
Evita el quiebre, pero inmoviliza dinero, ocupa espacio y aumenta las mermas por vencimiento. La idea es tener suficiente de lo que rota y poco de lo que se mueve lento.
¿Qué hago si el stock del sistema no coincide con la estantería?
Haz un conteo físico de esos productos y registra el ajuste con su motivo. En MercadOSX los conteos quedan en el libro de movimientos, así sabes cuándo y por qué cambió el stock.