Cómo controlar vencimientos en tu micromercado

Por qué los productos se vencen en la estantería

Los vencimientos se acumulan cuando se compra más de lo que se vende, cuando la mercadería nueva se pone adelante de la antigua o cuando nadie revisa las fechas hasta que el cliente reclama.

Vender un producto vencido además genera un problema de salud y de reputación. Por eso el control de vencimientos es a la vez un tema de dinero y de confianza.

Influyen también la recepción apurada y la temperatura. Cuando el repartidor llega en hora punta, nadie revisa fechas y se acepta mercadería con vida útil corta. Y un refrigerador mal regulado, o que se abre y cierra todo el día, acorta la duración de lácteos y embutidos aunque la fecha impresa diga otra cosa.

Cómo medir el riesgo de vencimiento

Compara los días que faltan para vencer con los días que tardarás en vender lo que tienes. Días para vender = stock actual / venta diaria promedio. Si ese número es mayor que los días que faltan para la fecha de vencimiento, ese lote está en riesgo.

Ejemplo con yogur y embutidos en bolivianos

Recibes 30 yogures a Bs 4 cada uno con vencimiento en 8 días. Vendes 3 al día: en 8 días venderás 24 y quedarán 6, Bs 24 perdidos. Con embutidos (mortadela, salchicha) pasa lo mismo, y a veces la cadena de frío se corta en el transporte o en cortes de luz, lo que acorta la vida del producto.

Tres prácticas útiles: revisar la fecha al recibir y no aceptar productos con vencimiento demasiado corto, ubicar lo que vence primero adelante y pedir menos de lo que se vende lento. En temporada de calor en el oriente o en días de corte de luz, revisa lácteos y embutidos más seguido.

Para productos secos (fideo, galletas, enlatados) basta una revisión al mes. En MercadOSX registras lote y fecha al recibir, ves qué productos están por vencer y registras como merma lo vencido, lo que te muestra qué productos conviene pedir en menor cantidad.

Método paso a paso

1. Al recibir mercadería, revisa la fecha de vencimiento y rechaza lo que venga demasiado corto.
2. Aplica "primero en vencer, primero en salir": lo nuevo va atrás.
3. Registra lotes y fechas de los productos perecibles y de alto valor.
4. Revisa cada semana los productos que vencen en los próximos 7 a 15 días.
5. Actúa a tiempo: exhibición destacada, precio rebajado o devolución al proveedor si el acuerdo lo permite.
6. Si un producto se vence seguido, reduce el tamaño del pedido.

Cómo hacerlo sin software

Una planilla con producto, lote, fecha y cantidad, ordenada por fecha, sirve como calendario de vencimientos. También ayuda marcar en la caja o bandeja la fecha con plumón grande para verla de lejos.

Lo difícil es mantenerla al día: cada venta cambia la cantidad de cada lote y eso rara vez se actualiza en la planilla.

Cómo lo automatiza MercadOSX

En la recepción registras el lote y la fecha de vencimiento de cada entrega. MercadOSX mantiene el stock por lote y te alerta de lo que está por vencer, para que actúes antes de perderlo.

Cuando retiras un producto vencido, lo registras como merma con motivo "vencido" y queda en el libro de movimientos. Así ves qué productos se vencen seguido y puedes ajustar la cantidad en las próximas compras.

Checklist

• Reviso fechas al recibir mercadería.
• Lo más próximo a vencer está adelante.
• Tengo lotes y fechas de mis perecibles registrados.
• Reviso semanalmente lo que vence en los próximos 15 días.
• Ajusto el pedido de los productos que se vencen seguido.
• Reviso la temperatura de refrigeradores y vitrinas.